Как написать удачное деловое письмо

У каждого из нас рано или поздно возникает потребность в составлении какого-либо делового письма. Это может быть любое обращение с просьбой, запросом, приглашение, благодарность, уведомление, претензией, поздравлением, предложением, инструкцией или просто с конкретной информацией. Для того, чтобы ваше письмо не осталось без внимания, вы можете слова из букв составить онлайн.

Оформлять деловое письмо лучше всего на личном фирменном бланке организации, от чьего имени пишется данное обращение. Причём неважно, в печатном или электронном виде. Если специального бланка нет, то возьмите обычный бумажный листок формата А4. Не стоит брать бумагу в линию, клетку, мятую или со рваными краями.

Как начать деловое письмо?

Перед написанием, в уме чётко сформулируйте цель вашего обращения и ожидаемые результаты.

Приступая к изложению сути вашего вопроса, нужно строго следовать структуре делового письма.

1. Обращение

В левом верхнем углу листа нужно написать персональные данные адресата, его должность, адрес и дату написания. По центру листа напишите тему данного обращения. Если темы нет, вы можете приступить непосредственно к обращению к данной персоне в исключительно уважительной манере. Официальным обращением при деловой переписке считается обращение «Уважаемый». Обращение пишется с большой буквы и за ним следует имя и отчество, фамилия, воинское звание, обращение «господин», «госпожа» (если получатель женщина).

2. Основная часть

В этой части должны быть высказаны ваши мотивы написания данного письма и ваши просьбы и предложения. Излагать их нужно чётко, кратко, понятным языком. Язык делового письма довольно сух и строг, не допускает вольных художественных оборотов. Старайтесь излагать мысли, логически переходя от одной к другой. В изложении основной части уместно раз или два обратиться к личности получателя, упоминание собственного имени приятно каждому человеку.

3. Заключительная часть

Данную часть следует составлять из нескольких лаконичных предложений, которые выражают предварительное подведение результатов.

4. Постскриптум

В документе эта часть отмечается как P.S. и содержит сведения, которые имеют непрямое отношение к теме письма. Постскриптум – это не обязательная часть делового письма и выступает в роли дополнения.

5. Подпись

Как и любое другое письмо, деловое послание должно заканчиваться фамилией, именем, отчеством и занимаемой должностью отправителя. Стандартно вежливая подпись может содержать слова «Искренне Ваш», «С уважением», «В надежде на дальнейшее продуктивное сотрудничество».

6. Приложения

Некоторые деловые обращения нуждаются в определённых сопроводительных документах или пояснительных записках. Эта часть также не является обязательной для делового письма и не имеет чётких требований к оформлению. Единственное требование – это размещение каждого приложения на отдельном листе.

Как начать деловое письмо?

Чтобы написать качественное деловое письмо, воспользуйтесь нашими маленькими подсказками:

• Объём делового письма должен составлять 1 – 2 страницы.

• Каждый абзац должен быть выделен красной строкой или двойным интервалом.

• Письмо должно быть максимально грамотным, не содержать орфографических или грамматических ошибок.

• Старайтесь писать с хорошим эмоциональным настроем.

• Без особой надобности не используйте в тексте профессиональный сленг, редкие или необычные слова.

• Избегайте неопределённости, указывайте точные даты вместо «скоро», «в ближайшее время».

• Следите за тем, чтобы случайным образом не оскорбить и не обидеть адресата.

И последнее, написав письмо, не отправляйте его немедленно, попросите коллег или знакомых прочитать его и оценить со стороны. Прислушайтесь к замечаниям и постарайтесь сделать своё послание как можно понятней.