Автоматизация регистрации заказов

Если Вы задаетесь вопросом, каким образом можно автоматизировать учет клиентов и регистрацию заказов, Универсальная Система Учета для управления заказами поможет найти ответ на этот вопрос. Программное обеспечение, которое доступно на сайте Usu.kz, позволяет с легкостью регистрировать неограниченное количество клиентов.
Можно быстро найти ранее отмеченного клиента в базе, а если клиента в базе мы не нашли, сразу же добавим нового. Открываем карточку клиента и заполняем нужные контактные данные. Если это не физ.лицо, то заполняем и данные по компании с ее реквизитами. Если вы укажите мобильный телефон и почту, то программа сможет отправлять клиенту уведомления на его почту или телефоны, в том числе и голосовые сообщения! Можно даже указать точный адрес контрагента на карте! Это позволит вам легко учитывать его местоположение при доставке заказа.
Выбрав или добавив нового контрагента, мы автоматически возвращаемся в окно создания нового заказа. При необходимости можно указать и дату доставки и место, если оно отличается от расположения самого клиента. Все места как заказов, так и клиентов вы сможете видеть затем на интерактивной карте, включающей удобный поиск и даже печать выбранного участка специально для транспортировки.
Создав заказ, теперь приступим к учету оказываемых услуг. Для этого служит подмодуль «доход план». Выбираем необходимые услуги и указываем кол-во. Цену программа подставит автоматически, с учетом персонального прайс-листа клиента. При необходимости ее можно изменить и вручную. Если в счет клиенту нужно включить и затрачиваемые материалы на заказ, то сразу добавляем их в одноименно вкладке и добавляем галочку «в счет». Здесь же можно указать, что потребуется на заказ, но уже включено в стоимость услуг. После этого можно сформировать и сразу распечатать бланк заказа.
Оплаты от клиента, в том числе аванс, фиксируются во вкладке «доход факт». «Расход план» используется для учета услуг ваших подрядчиков и прочих плановых расходов по заказу. Факт выданных денег указываем в «расходе факт». Благодаря этим несложным действиям вы легко сможете оценить прибыль с каждого заказа и получить наглядную аналитику всех процессов в «отчетах».
По каждому заказу можно прикреплять и электронные файлы. При этом сохранённый документ можно будет сразу же запустить в нужном приложении напрямую из программы.
В случае, когда по заказу нужно планирование работы для менеджеров, система позволяет автоматизировать и контролировать постановку и исполнение задач. Начнем, к примеру, по выбранному заказу процесс «Первичная работа с клиентом».
В работе по заказу появилось первое задание – отправить коммерческое предложение. А в углу всплыло специальное уведомление. Благодаря этой функции сотрудник, на которого будет запланирована работа, сразу получит сообщение и сможет перейти в нужное место программы нажав на уведомление. Как только сотрудник выполнил этап, он отмечает в работе. Сразу же появляется задача «узнать решение» — и менеджер может перенести задачу, допустим, на следующую неделю, когда нужно будет набрать клиента, которому требуется время на согласование заказа. Благодаря этому ваши сотрудники не забудут про заявку, а руководитель сможет как оценить выполнение работы, так и сроки задержки благодаря специальным отчетам. Это пример цепочки бизнес-процессов которые вы легко можете настраивать в функционале нашей программы.
По мере готовности заказа фиксируем это во вкладке «Выполнено», а затем факт выдачи в одноименной подмодуле, после чего печатаем накладную о получении. Эти и многие другие возможности для оформления заказов Вы можете увидеть, ознакомившись с программой Универсальная Система Учета!